Cómo el Coronavirus ha puesto a prueba la transformación digital de las empresas: consejos para sobrellevar una pandemia

Cómo el Coronavirus ha puesto a prueba la transformación digital de las empresas: consejos para sobrellevar una pandemia

Jaime Serrano EmpresaTecnología

La expansión del coronavirus COVID-19 en las últimas semanas está llevando a muchas empresas y organizaciones a revaluar sus políticas sobre teletrabajo y replantear sus calendarios de eventos. 

Desde la reunión semanal del departamento de los viernes hasta los Juegos Olímpicos de Tokio, pasando por las competiciones futbolísticas europeas, las Fallas y otras ferias profesionales, cualquier encuentro de personas (en Francia han puesto el límite en 1000) es sospechoso de contagio y corre riesgo de ser cancelado. ¿Cómo pueden los productos digitales ayudarnos a evitar que el mundo se detenga? ¿Están las empresas preparadas?

Teletrabajo y reuniones remotas

Las compañías ágiles tienen mucho terreno ganado en el campo del teletrabajo al haber vencido las barreras psicológicas hace tiempo. Productos como Slack, Google Hangouts o Jira forman parte del día a día de millones de empresas, freelance y equipos que ya trabajan en remoto con normalidad. Algunos consejos para teletrabajar de manera eficiente y productiva serían:

  • Confiar en los trabajadores: muchas empresas desconfían todavía de que los empleados vayan a ser productivos al estar en casa, sin la vigilancia del jefe. La realidad muchas veces es la contraria: desde casa se acaba trabajando más al haber menos distracciones.
  • Hacer reuniones frecuentes, pero breves y concisas: no siempre tiene que asistir todo el equipo y no siempre hay que recurrir a la videollamada. 
  • Hacer un uso adecuado de las apps de mensajería: Slack puede ser a la vez la cocina, la máquina de café y la sala de reuniones de la oficina en remoto. Habilitar canales separados por proyectos o temas y reservar espacios para que los equipos hablen de temas menos serios ayudan a mantener las dinámicas de grupo.
  • Documentos colaborativos y asignación de tareas: aplicaciones como Google Drive y otros gestores documentales permiten trabajar de manera cómoda (y simultánea si es necesario) en la elaboración de documentos en equipo, y los gestores de proyecto como JIRA o Teamwork se vuelven imprescindibles en estas circunstancias.

En nuestra experiencia, la combinación de Slack + Teamwork nos ha permitido dirigir grandes proyectos con equipos en Madrid, Barcelona, Valencia o Nueva York con toda solvencia y los mejores resultados para el cliente.

Las políticas de teletrabajo están sacando a relucir el grado de digitalización de muchas grandes empresas, que pueden abrazar esta oportunidad para ir más allá de este único punto y explorar otras cuestiones sobre el futuro del trabajo como las jornadas intensivas generalizadas, jornadas de 4 días o fuerza de trabajo extendida.

Eventos y encuentros profesionales

Si bien el encuentro cara a cara y el networking presencial son seguramente el atractivo principal de los eventos profesionales, y por tanto ese componente es difícil de sustituir, sí que hay algunas herramientas que se pueden utilizar para evitar cancelaciones totales, y muchas de ellas pasan por el streaming

Muchos eventos basados en ponencias ya se transmiten por streaming además de realizarse en directo. La preparación de la emisión es sencilla, y según el software que se utilice se pueden mantener mesas redondas o encuentros también en remoto. Nuestros consejos: 

  • Probar y conocer la tecnología antes de usarla en directo. Desconfiar siempre del “efecto demo”.
  • Si se van a conectar varios participantes, ensayar la conexión uno por uno o incluso en grupo. Cuidar la conexión, el vestuario y la iluminación de todos los participantes.
  • Respetar la producción como se haría con un evento exclusivo en directo e intentar tener público para mantener el efecto de directo.

Si se va a desarrollar software a medida (aunque sea basado en mashups y con conectores) es fundamental trabajar la arquitectura y tener en cuenta temas como la concurrencia o la escalabilidad. En los eventos y encuentros, aunque las cifras de asistencia no sean enormes, pueden darse problemas cuando todos los participantes intentan hacer lo mismo a la vez, así que será fundamental realizar un buen proceso de quality assurance. 

Educación y formación

El mundo de la educación lleva años explorando las posibilidades de la formación remota. Los grandes centros educativos ya cuentan con plataformas digitales en las que llevar a cabo parte de su labor.  IE University, por ejemplo, ha sustituido las clases presenciales por formación online a raíz del primer caso confirmado de contagio en su campus. 

¿Qué hacer a estas alturas si otras instituciones no están tan bien preparadas? Esta crisis puede ser un buen momento para plantearse apostar por estas soluciones a medio plazo, que pueden incluir:

  • Campus virtuales
  • Plataformas de e-learning
  • Apps de teleconferencia
  • Plataformas específicas (tests para el permiso de conducción, por ejemplo)

Otros eventos

Otros encuentros presenciales como ensayos musicales o teatrales, o incluso entrenamientos deportivos, pueden llevarse a cabo en remoto de manera solvente, y muchas industrias punteras ya lo están probando desde hace tiempo, desde grabaciones de discos por Skype a pruebas a jóvenes promesas del fútbol en vídeo. 

Por otro lado, es difícil encontrar un producto que permita vivir la emoción de un encuentro deportivo o un concierto en remoto, por lo que solo podemos esperar que la expansión de la enfermedad no afecte a las grandes citas del verano (se puede comprobar la evolución de muchos de esos eventos).

El coronavirus es, en definitiva, una prueba de fuego para medir el nivel de adaptabilidad y transformación digital de muchas empresas, y más allá de sus evidentes consecuencias negativas a todos los niveles, incluyendo el macroeconómico, también puede ser visto como una oportunidad para dar ese siguiente paso hacia la digitalización que puede estar costando dar a muchas compañías y abrazar un uso inteligente de la tecnología en su relación con sus empleados y sus stakeholders.

Desde Cloud District apoyamos a todas las pymes, que han tenido que acelerar sus planes de transformación digital para poder seguir operando en remoto. Nos espera un escenario de incertidumbre y sólo podemos recomendar a las empresas que no abandonen este cambio; en su lugar, es mejor convertirlo en cultura, tal y como se refleja en el artículo publicado en Revista Byte.

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